เทคนิคทำ To Do List ให้มีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าในชีวิตประจำวัน หรือในการทำงาน เราต้องพบเจอกับอะไรหลายๆอย่างพร้อมกัน จนในหลายครั้งเราก็หลงลืมบางสิ่งที่สำคัญ ทำให้พลาดโอกาสดีๆไป หรือบางครั้งก็ส่งผลกับงานให้ล่าช้าหรือต้องกลับมาแก้ไขใหม่ เสียเวลาโดยใช้เหตุ นั้นอาจเป็นเพราะคุณยังไม่ได้รู้จักกับการทำ To do List นั่นเอง
การทำ To do List เปรียบเสมือนการจัดตารางชีวิตในแต่ละวันของตัวเราเอง ทำให้คุณเห็นภาพใหญ่ทั้งหมด และรายละเอียดต่างๆ ที่ควรจะจัดการออกเป็นความสำคัญก่อนหรือหลัง และช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่รู้สึกว่า “ทำไมตอนนี้ชีวิตฉันวุ่นวายซะเหลือเกิน” บทความนี้ช่วยคุณได้ ติดตามเทคนิคดีๆได้ที่นี่
1. เขียนหัวข้อสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด
เริ่มต้นด้วย การเขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในแต่ละวันออกมาก่อน แบ่งว่างานไหนเป็นงานหัวข้อใหญ่ที่มีกิจกรรมย่อยๆ แล้วจึงแบ่งงานย่อยๆ นั้นออกมา ใต้หัวข้อใหญ่ เพื่อทำให้เราเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด ซึ่งมีเทคนิคอยากแนะนำ ก็คือ การใช้กระดาษแผ่นเล็กๆ หรือโพสต์อิท ในการจด ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะว่า ด้วยข้อจำกัดเรื่องเนื้อที่จะทำให้คุณนั้นเขียนเฉพาะหัวข้อที่จำเป็น ไม่ให้รายการเยอะมากเกินไป
2. ลำดับความสำคัญ
จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละรายการ โดยพิจารณาจากกำหนดการและจำนวนผู้เกี่ยวข้อง เทคนิคเล็กๆ คืออาจจะเขียนหมายเลขกำกับไว้ ทำให้รู้ว่างานไหนสำคัญที่ต้องทำส่งก่อน และงานไหนที่สำคัญรองลงมา สำหรับเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการลำดับความสำคัญนั้น คือ ตารางลำดับความสำคัญ 4 ช่องนี้
ช่อง 1: สำคัญ และ เร่งด่วน งานที่ต้องทำด้วยตัวเองโดยด่วนที่สุด และดีที่สุด
ช่อง 2: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน งานต้องทำด้วยตัวเองแต่ไม่ด่วนมาก แต่ก็ต้องดีที่สุดเช่นกัน
ช่อง 3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน งานที่อาจทำเองหรือฝากคนอื่นทำได้ แต่โดยเร็วที่สุด
ช่อง 4: ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน งานที่อาจทำเองหรือฝากคนอื่นทำได้ แต่ไม่เร่งด่วน เสร็จหรือไม่ เมื่อไหร่ก็ไม่ก่อความเดือดร้อนเสียหาย ว่างแล้วค่อยทำได
3.ทยอยทำทีละงานและจัดการสิ่งที่ถูกดำเนินการแล้ว
เมื่อเราจัดลำดับความสำคัญของงานออกมาเรียบร้อยแล้ว ก็เริ่มลงมือทำได้เลยค่ะ เริ่มทยอยทำงานทีละชิ้นตามลำดับ ดีกว่าการทำงานหลายอย่างไปในเวลาเดียวกัน เพราะคุณจะได้มีสมาธิกับงานนั้นอย่างเต็มที่ ภายใต้เวลาทำงานที่น้อยที่สุดนั่นเอง เริ่มจากงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน เพราะว่าเป็นงานที่คุณต้องลงมือทำด้วยตนเองและมีระยะเวลาจำกัดค่ะ จากนั้นเมื่อทำงานเสร็จสมบูรณ์ในแต่ละชิ้นแล้ว ให้คุณจัดการสิ่งที่ถูกดำเนินการแล้วออกจากตารางของเราได้เลยค่ะ แต่ถ้ายังไม่เสร็จสมบูรณ์ เราก็มีเทคนิคในการแบ่งให้ค่ะ คือ แบ่งเป็นรายการที่ยังไม่ได้ดำเนินการ รายการที่กำลังรอการดำเนินการ และรายการที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อเราแบ่งการจัดการแล้วก็สามารถตรวจเช็กได้ว่างานไหนที่เราดำเนินการอยู่นั้นได้ถึงขั้นตอนการทำงานไหนแล้วอย่าลืมว่าทุกครั้งที่เคลียร์งานแต่ละงานเสร็จให้ขีดฆ่าออกจาก To Do List ทีละงาน การขีดฆ่าออกจากลิสต์ นอกจากเป็นการบันทึกเรื่องงาน
4. ไม่ลืมที่จะทบทวน
เมื่อคุณทำครบทุกข้อข้างบนแล้ว ข้อสุดท้ายก็คือการหมั่นติดตามผลค่ะ ด้วยการคอยเช็กว่างานที่วางไว้ทำสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ตกหล่นข้อใดไปหรือเปล่า หรือกำลังประสบกับปัญหาตรงจุดใดอยู่ การทบทวนตัวเองจะช่วยให้คุณจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานใหม่ เพื่อที่จะได้ทำตามเป้าหมายในวันถัดไป และยังเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองอีกด้วย เทคนิคที่อยากแนะนำคือ ในทุกสัปดาห์ ควรทำ Weekly Review เพื่อที่จัดได้จัดการ To Do List ของตัวเองและพร้อมรับมือการทำงานในสัปดาห์ต่อไปค่ะ
การทำ To do List เช่นนี้จะช่วยเราไม่ให้หลงลืมและจัดการงานต่างๆได้ไม่ผิดพลาด งานที่ทำเสร็จแล้วก็ให้ทำเครื่องหมายขีดฆ่าออก และยังช่วยให้ทราบความคืบหน้าของงานที่สม่ำเสมอ ทำให้รู้สึกสบายใจกับงานที่ลุล่วงด้วย เห็นไหมคะ To Do List นั้นไม่ยากอย่างที่คิด