การจัดการทรัพยากรบุคคล หรือพนักงานในองค์กรนั้นมีหลายเรื่องที่เจ้าของธุรกิจและผู้บริหารบริษัทต้องคำนึง ไม่ว่าจะเป็นการจัดวางแผนโครงสร้างองค์กร หรือการหาคนทำงานที่มีคุณภาพ และอีกหนึ่งสิ่งที่มองข้ามไปไม่ได้นั่นคือ การจ่ายเงินเดือนพนักงาน ที่อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่เป็นหนึ่งสิ่งที่ควรใส่ใจในทุกขั้นตอน
วันนี้ แมนพาวเวอร์ จะมาแนะนำเรื่องสำคัญที่ธุรกิจและนายจ้างควรศึกษา ก่อนเริ่มจ่ายเงินเดือนพนักงาน เพื่อให้สะดวกต่อทั้งฝ่ายองค์กรและบุคลากร
5 เรื่องสำคัญในการจ่ายเงินเดือนพนักงาน
เมื่อกล่าวถึงวิธีจ่ายเงินเดือนพนักงาน เชื่อว่านายจ้างและผู้บริหารธุรกิจคงทราบดีว่าต้องคำนวณจากค่าจ้าง เงินโบนัส รวมไปถึงการหักเงินจากการขาด ลา และรายจ่ายอื่น ๆ แต่อาจมีหลายปัจจัยสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรศึกษาเพิ่มเติม ได้แก่
1.การจัดการฐานข้อมูล ทะเบียน และประวัติพนักงาน
การจ้างพนักงานประจำถือเป็นความรับผิดชอบของบริษัทที่ต้องคอยตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่า พนักงานได้รับเงินเดือนตามที่กำหนด ถูกต้องตามสัญญาที่ได้กำหนดไว้ ไม่มีการจ่ายเงินเดือนพนักงานล่าช้า หรือเหตุการณ์อื่น ๆ ที่มีผลกระทบต่อรายได้ของบุคลากร
ดังนั้น ธุรกิจจึงควรมีการจัดการข้อมูล ทะเบียน และประวัติพนักงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย โดยอาจเป็นการร่วมมือกันระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายบัญชี พร้อมทำการเชื่อมโยงข้อมูลทะเบียนกับเงินเดือน เพื่อติดตามประวัติการทำจ่ายในแต่ละเดือน หรือองค์กรอาจเลือกลงทุนในระบบฐานข้อมูลบนแพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่ทำการจัดการข้อมูลแบบอัตโนมัติ สร้างความสะดวกรวดเร็ว พร้อมป้องกันไม่ให้เกิด Human Error อีกด้วย
2.การเก็บหลักฐานในการจ่ายเงินเดือน
การจ่ายเงินเดือนพนักงานไม่ได้จบแค่เพียงการโอนเงินเท่านั้น แต่ทางองค์กรหรือนายจ้างจำเป็นต้องเก็บหลักฐานการโอนเงินเอาไว้ด้วย ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จหรือเอกสารที่ออกให้พนักงานอย่างสลิปเงินเดือน (Payslip) ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นสิ่งยืนยันว่าได้มีการจ่ายเงินเดือนแล้ว หากมีข้อผิดพลาด เช่น ระบบ HRM ขององค์กรเกิด Error หรือระบบของทางธนาคารขัดข้อง ทางองค์กรก็จะมีหลักฐานในการใช้ดำเนินการแก้ไขกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ หลักฐานสลิปเงินเดือนยังสามารถใช้เป็นรายจ่ายทางด้านภาษีของกิจการ เนื่องจากจำเป็นต้องมีหลักฐานการจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับได้ พูดได้ว่าหลักฐานการจ่ายเงินเดือน เช่น สลิปเงินเดือน หรือทะเบียนการจ่ายเงินเดือน ล้วนเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องรักษาเอาไว้ให้ดี
3.การหักภาษี ณ ที่จ่าย
หนึ่งในหน้าที่สำคัญที่นอกเหนือจากการจ่ายเงินเดือนพนักงาน คือ การหักและนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเป็นไปตามมาตรา 50 แห่งกฎหมายประมวลรัษฎากร ที่กำหนดให้บุคคล ห้างหุ้นส่วน บริษัท สมาคม หรือคณะบุคคลซึ่งเป็นผู้จ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40 หรือเงินเดือนของพนักงานประจำ ต้องหักภาษีเงินได้ไว้ทุกครั้งที่จ่ายเงินเดือน
การหักภาษี ณ ที่จ่ายจะเป็นการคำนวณภาษีตามอัตราก้าวหน้า แล้วจึงแบ่งตามรอบการจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้อง ซึ่งหากเจ้าของกิจการมีระบบคอยช่วยคำนวณภาษีของพนักงาน หรือสามารถติดต่อบริษัท Outsource ที่มีบริการรับทำเงินเดือนพนักงานก็จะทำให้การหักภาษี ณ ที่จ่ายรวดเร็วและสะดวกมากยิ่งขึ้น
4.การนำส่งประกันสังคมให้แก่พนักงาน
ตามกฎหมาย นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป มีความรับผิดชอบในการจัดทำประกันสังคมให้กับพนักงาน โดยเจ้าของธุรกิจต้องดำเนินการขึ้นทะเบียนประกันสังคม (นายจ้าง) และขึ้นทะเบียนลูกจ้าง/ผู้ประกันตน เมื่อมีการจ้างลูกจ้างภายใน 30 วัน กับสำนักงานประกันสังคม นอกจากความรับผิดชอบทางกฎหมายแล้ว การทำประกันสังคมให้พนักงานยังเป็นการรับผิดชอบต่อชีวิตพนักงานขององค์กร สร้างความเชื่อมั่นให้กับองค์กร ทำให้ดำเนินกิจการได้อย่างมั่นคง
เอกสารที่ธุรกิจต้องใช้ ได้แก่ หนังสือนำส่งแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-02) ใบแนบแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) ของพนักงาน สำเนาบัตรประชาชน พร้อมยื่นข้อมูลเงินสมทบ โดยสามารถทำตามขั้นตอนผ่านเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคมได้ง่าย ๆ
5.ศึกษากฎหมายแรงงาน
ว่าด้วยเรื่องของกฎหมายแรงงาน หรือ พ.ร.บ คุ้มครองแรงงาน ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจทุกท่านควรรู้ ไม่ว่าจะเป็นกฎหมายการทำสัญญาจ้างแรงงาน การกำหนดระยะเวลาการทำงาน การให้ค่าทำงานล่วงเวลาตามกฎหมาย จำนวนวันหยุดต่อปีตามกฎหมาย สิทธิการลา รวมไปถึงการเลิกจ้างอย่างเป็นธรรม และข้อกฎหมายอื่น ๆ เพื่อเป็นการรักษาสิทธิของพนักงาน ผลประโยชน์ขององค์กร และเป็นการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากข้อพิพาท หรือการฟ้องร้องของลูกจ้างในอนาคต
สรุป การจ่ายเงินเดือนพนักงานนั้นมีรายละเอียดสำคัญมากกว่าการโอนเงิน ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูล การหักภาษี ณ ที่จ่าย การทำประกันสังคม รวมไปถึงข้อกฎหมายแรงงานต่าง ๆ ซึ่งเจ้าของธุรกิจและผู้บริหารองค์กรทุกท่านควรศึกษาอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อไม่เป็นการละเลยหน้าที่ในฐานะนายจ้าง และรักษาผลประโยชน์ของทั้งบริษัทและบุคลากร
ทั้งนี้ การจ่ายเงินเดือนพนักงานมักมีความซับซ้อนอย่างมาก เนื่องจากข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนล้วนแตกต่างกันไป ทั้งประเภทเงินได้ ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น ตลอดจนรายละเอียดของการคำนวณภาษี เงินสมทบกองทุนประกันสังคม หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ดังนั้นการใช้บริการรับทำเงินเดือนจึงเป็นตัวเลือกที่หลายองค์กรหันมาให้ความสนใจ
บริการ Payroll สำหรับธุรกิจจาก ManpowerGroup Thailand
บริการรับทำเงินเดือนพนักงานจากแมนพาวเวอร์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
Payroll Service: บริการรับทำเงินเดือนแบบครบวงจร โดย ManpowerGroup จะคำนวณเงินเดือนและเป็นผู้จ่ายเงินในฐานะ “นายจ้าง” แทนบริษัทลูกค้า
Payroll Outsourcing: บริษัทลูกค้าจะเป็นผู้จ่ายเงินเดือนเอง โดยมี ManpowerGroup ทำหน้าที่เป็นผู้คำนวณเงินเดือน
องค์กรสามารถมั่นใจได้ถึงความแม่นยำ และความรวดเร็วของการให้บริการ ด้วยประสบการณ์ในด้านทรัพยากรบุคคลที่มากกว่า 20 ปี เราสามารถลดภาระงานและช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นในการพัฒนาบุคลากรและงานเร่งด่วนต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด อีกทั้งยังสามารถปรับให้เข้ากับการจ่ายเงินเดือน พร้อมปฏิบัติตามกฎระเบียบในทุกระดับงาน เพื่อรักษาผลประโยชน์ขององค์กรและพนักงานให้ได้มากที่สุด
ติดต่อเรา
LINE OA: @manpowergroup_th
Call Center: 02-171-2345
E-mail: [email protected]