"งานเยอะจังเลย ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนก่อนดี.."
นี่คือประโยคที่คิดว่าน่าจะเคยออกจากปากคนทำงานทุกคน! เชื่อว่าต่างก็น่าจะเคยเผชิญปัญหา "ทำงานให้เสร็จ" และยิ่งไปกว่านั้น บางคนมีปัญหาตั้งแต่การนึกให้ออกว่ามีงานอะไรต้องทำบ้าง โดยเฉพาะคนที่มีเป้าหมายอันยิ่งใหญ่และดูเป็นนามธรรมจนไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหนก่อน
จากบทความ The psychology of the to-do list — why your brain loves ordered tasks ของเดวิด โคเฮน นักเขียนและนักจิตวิทยาชาวอเมริกัน คือคนหนึ่งที่จดสิ่งที่ต้องทำลงในกระดาษทุกวัน สิ่งนี้เองช่วยให้ชีวิตอันยุ่งเหยิงของเขาเป็นระเบียบมากขึ้น เขาบอกว่า “คนที่บ้านบอกว่าชีวิตผมวุ่นวายไปหมด แต่ผมว่ามันจะยิ่งแย่กว่าเดิมหากผมไม่จดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน” ซึ่งสำหรับโคเฮนแล้ว รายการสิ่งที่ต้องทำช่วยลดความวิตกกังวลได้มากทีเดียว
ในบทความ และวิจัยต่าง ๆ มีเทคนิคการทำ To-do-list ที่น่าสนใจอยู่พอสมควร วันนี้แมนพาวเวอร์ได้รวบรวมมาฝากคุณแล้วค่ะ ลองอ่านแล้วนำไปปรับใช้กันดูนะคะ 🙂
1. เขียนหัวข้อสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด
เริ่มต้นด้วย การเขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในแต่ละวันออกมาก่อน แบ่งว่างานไหนเป็นงานหัวข้อใหญ่ที่มีกิจกรรมย่อย ๆ แล้วจึงแบ่งงานย่อย ๆ นั้นออกมาใต้หัวข้อใหญ่ เพื่อทำให้เราเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด ซึ่งมีเทคนิคอยากแนะนำ ก็คือ การใช้กระดาษแผ่นเล็กๆ หรือโพสต์อิท ในการจด ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะว่า ด้วยข้อจำกัดเรื่องเนื้อที่จะทำให้คุณนั้นเขียนเฉพาะหัวข้อที่จำเป็น ไม่ให้รายการเยอะมากเกินไป
2. ลำดับความสำคัญ
จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละรายการ โดยพิจารณาจากกำหนดการและจำนวนผู้เกี่ยวข้อง เทคนิคเล็ก ๆ คืออาจจะเขียนหมายเลขกำกับไว้ ทำให้รู้ว่างานไหนสำคัญที่ต้องทำส่งก่อน และงานไหนที่สำคัญรองลงมา สำหรับเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการลำดับความสำคัญนั้น คือ ตารางลำดับความสำคัญ 4 ช่องนี้
3. Checklist อันไหนทำแล้ว ติ๊กออก
เมื่อเราจัดลำดับความสำคัญของงานออกมาเรียบร้อยแล้ว ก็เริ่มลงมือทำได้เลยค่ะ เริ่มทยอยทำงานทีละชิ้นตามลำดับ ดีกว่าการทำงานหลายอย่างไปในเวลาเดียวกัน เพราะคุณจะได้มีสมาธิกับงานนั้นอย่างเต็มที่ ภายใต้เวลาทำงานที่น้อยที่สุดนั่นเอง เริ่มจากงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน เพราะว่าเป็นงานที่คุณต้องลงมือทำด้วยตนเองและมีระยะเวลาจำกัดค่ะ
4. ไม่ลืมที่จะทบทวน
เมื่อคุณทำครบทุกข้อข้างบนแล้ว ข้อสุดท้ายก็คือการหมั่นติดตามผลค่ะ ด้วยการคอยเช็กว่างานที่วางไว้ทำสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ตกหล่นข้อใดไปหรือเปล่า หรือกำลังประสบกับปัญหาตรงจุดใดอยู่ การทบทวนตัวเองจะช่วยให้คุณจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานใหม่ เพื่อที่จะได้ทำตามเป้าหมายในวันถัดไป และยังเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองอีกด้วย เทคนิคที่อยากแนะนำคือ ในทุกสัปดาห์ ควรทำ Weekly Review เพื่อที่จัดได้จัดการ To Do List ของตัวเองและพร้อมรับมือการทำงานในสัปดาห์ต่อไปค่ะ
หลายครั้งความกังวลและความรู้สึกท่วมท้นนี้เองเป็นตัวการสำคัญที่ทำให้งานของเราไม่คืบหน้า เพราะความรู้สึกที่ว่า ‘งานเยอะไปหมด’ ไม่เพียงแค่สร้างความเครียด แต่ทำให้เราจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกอีกด้วย หลายครั้งเรามักจะหันไปทำงานง่ายๆ แทนงานที่สำคัญเพราะมันทำได้ง่ายกว่า ซึ่งการจดสิ่งที่ต้องทำ (To-do-list) ลงไปนี่แหละจะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาตรงนี้
สำหรับใครที่กำลังมองหางานดี ๆ อย่าลืมมาสมัครงานกับแมนพาวเวอร์นะคะ 🤗
สมัครงาน คลิกเลย! https://bit.ly/3SAsC1y
อ้างอิงข้อมูลบางส่วน : Indeed, Hive, TheGuardian, TheMatter