5 เดือน ที่ผ่านมา -

1:1 Meeting การประชุมตัวต่อตัวที่เกิดประโยชน์แก่พนักงานมากที่สุด

1 on 1 Meeting, meeting tips, work tips, employee engagement, HR, ทีมเวิร์ก, เทคนิคการพัฒนาทีม, หัวหน้า, ผู้บริหาร, การบริหารองค์กร, ผู้นำ, ทักษะความเป็นผู้นำ, one -on-one คือ,

​"ประชุมอีกแล้ววววว ประชุมทั้งวัน จนไม่เหลือเวลาให้ทำงาน"

เสียงจากมนุษย์ออฟฟิศท่านหนึ่ง ใครเจอแบบนี้บ้างคะ?

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของทุกองค์กร เมื่อพูดถึงปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวระหว่างผู้บริหารหรือหัวหน้างานและสมาชิกในทีม "การฟัง" กลายเป็นทักษะสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม

แต่การประชุม บางครั้งพนักงานอาจรู้สึกว่าไม่สามารถสื่อสารกับหัวหน้าได้ทั่วถึง เราเลยต้องมีการประชุมแบบตัวต่อตัว หรือที่เรียกว่า 1 on 1 Meeting หมายถึงการประชุมแบบเผชิญหน้าโดยไม่มีผู้อื่นเกี่ยวข้อง การประชุมแบบนี้จะมีความเป็นทางการน้อยกว่าการประชุมแบบหมู่คณะ ทำให้สามารถพูดคุยได้ทั้งเรื่องกว้าง ๆ หรือแม้แต่เรื่องส่วนตัวที่ไม่สามารถพูดในพื้นที่สาธารณะได้ ซึ่งการประชุมแบบนี้ข้อดีคือทำให้ลูกน้อย และหัวหน้าได้พูดคุยถึงปัญหาที่กำเผชิญกันได้อย่างตรงไปตรงมา และตรงประเด็นมากขึ้น

หากองค์กรรู้จักวิธีประชุมแบบอื่นที่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานอยากมีส่วนร่วม เพราะการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้น มีแต่จะทำให้ความรู้สึกของพนักงานย่ำแย่ลง จนส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานแบบองค์รวม

บทความจาก HBR โดยผู้เขียน Steven G. Rogelberg ได้ศึกษาความเป็นผู้นำ การมีส่วนร่วม และการประชุมในที่ทำงานมาเป็นเวลาหลายสิบปี

สิ่งที่ผู้บริหารและหัวหน้างานต้องคำนึงถึงเมื่อสนทนาแบบตัวต่อตัว

1.การฟังอย่างกระตือรือร้น การให้ความสนใจผู้พูดอย่างไม่มีการแบ่งแยก การทำความเข้าใจมุมมองของพวกเขา และการถามคำถามที่เกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะหรือด่วนสรุปก่อนเวลาอันควร ผู้บริหารและหัวหน้างานสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าและสร้างความไว้วางใจกับสมาชิกในทีมได้

2. การเอาใจใส่และความเข้าใจ รับฟังปัญหาจากพนักงานด้วยความเอาใจใส่ และระมัดระวัง แสดงให้เห็นว่าเราพยายามเข้าอกเข้าใจ และคิดหาทางแก้ไขปัญหาให้กับพวกเขา นอกจากนี้หากหัวหน้า หรือผู้บริหารสร้างบรรยากาศแวดล้อมให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลาย และกล้าที่จะหยิบยกทุกประเด็นออกมาพูดคุยได้

3. เตรียมคำพูดและวิธีการสื่อสารเอาไว้ล่วงหน้า การแสดงความจริงใจออกไป ก่อน เช่นเริ่มต้นด้วยการพูดเรื่องส่วนตัวของเรา เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าเราก็เปิดใจให้กับพวกเขาเช่นกัน วิธีนี้จะส่งผลทางจิตวิทยา ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าตนเป็นฝ่ายพูดเรื่องส่วนตัวอยู่ข้างเดียว และมองว่าเป็นการแลกเปลี่ยนที่เท่าเทียม จึงพร้อมเล่าเรื่องส่วนตัวออกมาเหมือนกัน

4. กำหนดเวลาที่เหมาะสม ควรกำหนดตาราง 1:1 meeting ให้เป็นกิจวัตร เช่น พบปะกับสมาชิกในทีมแต่ละคนสัปดาห์ละครั้งเป็นเวลา 30 นาทีหรือมากกว่านั้น

5. เน้นฟังมากกว่าพูด: สิ่งที่สำคัญที่สุดของการประชุมแบบ 1:1 คือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมแชร์เรื่องราวต่าง ๆ ให้มากที่สุด และหัวหน้า หรือผู้บริหารควรเน้นฟัง และระมัดระวังคำพูดที่เป็นแง่คิด ทัศนคติในเชิงลบ

การจัดลำดับความสำคัญในการรับฟังในการประชุมแบบ 1:1 ผู้บริหารและหัวหน้างานสามารถส่งเสริมความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น สร้างความไว้วางใจ และสร้างประสิทธิผล สภาพแวดล้อมการทำงาน โปรดจำไว้ว่า การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นถนนสองทาง และด้วยการฟังมากกว่าการพูด ผู้นำจึงสามารถเข้าใจและสนับสนุนสมาชิกในทีมได้อย่างแท้จริงค่ะ