กระบวนการสรรหาบุคลากร คือ กระบวนการในค้นหาตลอดจนคัดเลือกบุคลากร โดยมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเติบโตของธุรกิจ ดังนั้นเจ้าของธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จึงต้องใส่ใจในกระบวนการสรรหาบุคลากร เพื่อให้ได้พนักงานคุณภาพ ซึ่งหมายถึงพนักงานที่สามารถรับผิดชอบงานตามมอบหมายได้เป็นอย่างดี รวมถึงคุณลักษณะในการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมเชิงบวกในการทำงาน
ในบทความนี้ Manpower จะพามาสำรวจสาเหตุที่ต้องสรรหาบุคลากรและขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการสรรหาบุคลากร เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงพนักงานคุณภาพ
สาเหตุที่ต้องสรรหาบุคลากร
โดยทั่วไป มี 3 สาเหตุหลัก ที่ธุรกิจจะต้องสรรหาบุคลากรใหม่ ได้แก่
1.ตำแหน่งเดิมว่างลง
การที่ตำแหน่งว่างสามารถเกิดได้จากหลายสาเหตุ อาทิ บุคลากรเดิมลาออก ถูกให้ออก เสียชีวิต เกษียณอายุ หรือมีการโยกย้ายตำแหน่งเกิดขึ้น
2.เพิ่มตำแหน่งใหม่
การเพิ่มตำแหน่งใหม่มักเกิดกับธุรกิจที่กำลังเติบโต และธุรกิจที่กำลังปรับตัวเพื่อตอบสนองกับความต้องการของตลาดอุตสาหกรรม ส่งผลให้ธุรกิจต้องการกำลังคนที่มากขึ้นในหลายแผนก
3.ตั้งธุรกิจใหม่
แน่นอนว่าการก่อตั้งธุรกิจใหม่ต้องมีการสรรหาพนักงานเข้ามา เพื่อให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
หากไม่มีการก่อตั้งธุรกิจใหม่ ไม่มีการเพิ่มตำแหน่ง และตำแหน่งเดิมยังมีบุคลากรที่เหมาะสมทำงานอยู่ ธุรกิจไม่จำเป็นที่จะต้องสรรหาบุคลากรใหม่ เพราะจะทำให้ธุรกิจมีกำลังคนมากเกินความจำเป็น ส่งผลให้ธุรกิจต้องเสียต้นทุนกับทรัพยากรบุคคลเพิ่มขึ้น ในขณะที่ผลประกอบการเท่าเดิม
กระบวนการคัดสรรบุคลากร 5 ขั้นตอน
สำหรับธุรกิจที่จำเป็นต้องหาบุคลากรใหม่หรือเพิ่ม มีขั้นตอนเบื้องต้นในกระบวนการคัดสรรบุคลากร 5 ข้อ ดังนี้
1.วางแผนการสรรหาและคัดเลือก
เมื่อธุรกิจต้องการสรรหาบุคลากร เจ้าของธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องเริ่มวางแผนจากการสำรวจความต้องการบุคลากร เช่น เจ้าหน้าที่ในแผนก A แจ้งลาออกล่วงหน้าเป็นจำนวน 1 คน ดังนั้นจะต้องหาบุคลากรใหม่มาแทนที่ 1 คน
โดยเจ้าของธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องวางกำหนดการอย่างรัดกุมตั้งแต่เริ่มประกาศหาคนทำงานสอบสัมภาษณ์และกำหนดวันเริ่มงาน เพื่อให้หาบุคลากรได้ทันในระยะเวลา 1 เดือน
2.กำหนดคุณลักษณะของงาน (Job Description) และคุณสมบัติของพนักงาน (Qualification)
เจ้าของธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องเขียนกำหนดคุณลักษณะของงาน ในประกาศรับสมัครงานให้ถูกต้องและชัดเจน โดยสามารถให้หัวหน้าแผนกนั้น ๆ ช่วยตรวจสอบความถูกต้องได้ นอกจากนี้ ยังต้องกำหนดคุณสมบัติของพนักงานให้ชัดเจนด้วย เพื่อให้ได้ผู้ที่มีความสามารถและเหมาะสมกับตำแหน่ง
โดยคุณลักษณะของงานและคุณสมบัติของพนักงานมักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอตามการเปลี่ยนแปลงของสังคมโลก ยกตัวอย่างคุณสมบัติของพนักงานที่หลายธุรกิจทั่วโลกต้องการ อาทิ
Emotional Intelligence หรือความฉลาดทางอารมณ์
Communication Intelligence หรือความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่น
Problem Solving Skill หรือความสามารถในการแก้ปัญหา
3.สื่อสารเพื่อสรรหา
การสื่อสารเพื่อสรรหาบุคลากรสามารถทำได้หลายช่องทาง เช่น เว็บไซต์ประกาศหางานบริษัทจัดหาพนักงานไปจนถึงช่องทาง Social Media ต่าง ๆ อาทิ Facebook, LINE, Instagram หรือ LinkedIn เป็นต้น
โดยประกาศรับสมัครงานที่เผยแพร่ออกไปควรมีความชัดเจน ใช้คำที่เข้าใจง่ายและสามารถสร้างแรงจูงใจได้เป็นอย่างดี เช่น การเขียนแสดงวิสัยทัศน์ของบริษัท ซึ่งจะช่วยดึงดูดบุคลากรที่มีวิสัยทัศน์หรือเป้าหมายที่ใกล้กับบริษัทได้
4.การคัดเลือก
การคัดเลือกบุคลากรจากผู้เข้าสมัคร เจ้าของธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องยึดคุณสมบัติของพนักงานที่กำหนดเอาไว้ในตอนแรก ซึ่งการประเมินคุณสมบัติของผู้สมัครสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การทำแบบสอบถาม การสัมภาษณ์แบบถาม-ตอบ หรือแบบทดสอบทางจิตวิทยาต่าง ๆ
โดยการประเมินคุณสมบัติของผู้สมัครควรให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องเข้ามามีบทบาทด้วย อาทิ หัวหน้างานหรือหัวหน้าแผนก เพราะเป็นบุคลากรที่จะได้ร่วมงานกันโดยตรงในอนาคต
5.การเซ็นสัญญาจ้างงาน
ขั้นตอนสุดท้าย คือ การเซ็นสัญญาจ้างงาน โดยจะครอบคลุมตั้งแต่การเจรจารายละเอียดการจ้างงานตั้งแต่อัตราจ้าง รูปแบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานสวัสดิการ ไปจนถึงข้อกำหนดต่าง ๆ ให้ชัดเจน หากผู้สมัครพอใจในข้อเสนอของธุรกิจ ก็สามารถดำเนินการเซ็นสัญญาและเริ่มร่วมงานกันได้ทันทีหรือในวันเวลาที่ตกลงกันไว้
โดยธุรกิจสามารถระบุข้อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระยะเวลาทดลองงานได้ในสัญญาจ้าง เช่น ผู้ถูกว่าจ้างจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็นพนักงานประจำเมื่อผ่านการประเมินหลังครบระยะเวลาทดลองงาน 3 เดือน เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม กระบวนการสรรหาบุคลากรนับเป็นเรื่องท้าทายของธุรกิจใหม่ที่เพิ่งก่อตั้ง โดยเฉพาะธุรกิจที่ยังไม่มีการว่าจ้างเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจจะต้องดำเนินการขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการสรรหาบุคลากรด้วยตนเอง ซึ่งต้องใช้ทั้งความรู้และความเข้าใจในตลาดแรงงาน การเขียนประกาศรับสมัครพนักงานให้น่าสนใจ สวัสดิการของลูกจ้างตามกฎหมาย ไปจนถึงการร่างสัญญาจ้างให้ครอบคลุมทั้งสิทธิของนายจ้างและลูกจ้างอย่างถูกต้อง ในขณะที่บริษัทจัดหาพนักงานสามารถช่วยเจ้าของธุรกิจประหยัดเวลาและต้นทุนในการสรรหาบุคลากรได้มากกว่า
แนะนำบริการหาคนทำงานจาก Manpower
บริการจัดหาพนักงานชั้นนำระดับโลก ตอบโจทย์การให้บริการสรรหาบุคลากรอย่างครบวงจร เพราะเราเชื่อว่า "คน" หรือ "Manpower" คือ กุญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จของทุกธุรกิจ ด้วยประสบการณ์ในการสรรหาบุคลากรตั้งแต่ระดับทั่วไปจนถึงระดับบริหารให้เข้ากับองค์กรชั้นนำของเรากว่า 20 ปีในประเทศไทย เพื่อยกระดับตลาดแรงงาน พัฒนาศักยภาพพนักงานและธุรกิจสู่ความสำเร็จไปพร้อมกัน
ติดต่อเรา
LINE OA: @manpowergroup_th
Call Center: 02-171-2345
E-mail:[email protected]