ในการหาคนทำงานให้มีประสิทธิภาพ ฝ่าย HR ควรทำอะไรบ้าง?

การสรรหาบุคลากร (Recruitment) คือ หน้าที่สำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อค้นหาบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ เข้ากับองค์กร มีทักษะและศักยภาพที่เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ซึ่งกระบวนการเลือกคนเข้าทำงานเริ่มต้นตั้งแต่การวางแผน การสรรหาและคัดเลือก การสื่อสารให้ผู้สมัครงานเกิดแรงจูงใจในการเข้าร่วมงานกับองค์กร ไปจนถึงการสรุปผล ประกอบกับต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กร

พูดได้ว่า การหาคนทำงานเป็นกระบวนการที่ทั้งฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารองค์กรต้องใส่ใจอย่างมาก แล้วทราบหรือไม่ว่า HR จะมีวิธีการการเลือกคนเข้าทำงานอย่างไรบ้าง? ถึงจะได้พบกับบุคลากรที่มีคุณภาพและเป็นผลดีต่อองค์กรมากที่สุด

ขั้นตอนการคัดเลือกคนเข้าทำงาน

ในบทความนี้จะรวบรวมขั้นตอนหลัก ๆ ในการคัดเลือกบุคลากร ที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน เพื่อเป็นประโยชน์ต่อฝ่าย HR และองค์กรหน้าใหม่ ในการหาคนทำงานที่ใช่ต่อไป

1. กำหนดรายละเอียดงานที่ชัดเจน

อันดับแรก เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับมอบหมายให้ประกาศหาคนทำงาน สิ่งแรกที่จะต้องจัดการ คือ การกำหนดรายละเอียด หน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือ เรียกว่า Job Description นั่นเอง ไม่ว่าจะเพื่อแทนตำแหน่งเดิมที่ว่างลง เพิ่มตำแหน่งงานใหม่ ไปจนถึงในกรณีที่จัดตั้งองค์กรใหม่

วิธีการกำหนดรายละเอียดงานนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การรวบรวมข้อมูลสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งาน สอบถามความต้องการรวมไปถึงความคิดเห็นผู้จัดการฝ่าย หรือในกรณีที่พนักงานลาออก ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็สามารถทำการจดบันทึกพร้อมอัปเดตข้อมูล เป็นต้น เมื่อผู้สมัครสอบถามว่าตำแหน่งงานนี้ทำหน้าที่อะไรบ้าง เจ้าหน้าที่ต้องอธิบายได้และให้ผู้สมัครเข้าใจง่ายอีกด้วย

2. กำหนดกลยุทธ์การสรรหาและการคัดเลือก

เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องทำการวางแผน คิดหาวิธีการค้นหาและเกณฑ์การคัดเลือกบุคลากร ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มหรือสื่อที่จะใช้ประกาศหาคนทำงาน การกำหนดทีมผู้สัมภาษณ์ รวมไปถึงคุณสมบัติเบื้องต้นที่องค์กรต้องการจากผู้สมัครงาน ในขั้นตอนนี้ ฝ่าย HR สามารถทำการนัดประชุมกับผู้จัดการฝ่ายที่ต้องการหาคนทำงาน ผู้บริหาร รวมไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง

โดยหลัก ๆ แล้ว ในการประชุม เนื้อหาส่วนมากมักจะเกี่ยวกับรายละเอียดคุณสมบัติของผู้ที่จะเข้ามาร่วมทำงานกับองค์กร อาทิ ระยะเวลาในการประกาศรับสมัคร เพศ อายุ การศึกษา ประสบการณ์ กำหนดฐานเงินเดือน และบุคลิกภาพ เมื่อได้กำหนดคุณสมบัติที่ต้องการ พร้อมเตรียมรายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วน ก็จะเข้าสู่ขั้นตอนการประกาศหาคนทำงานต่อไป

3. การลงประกาศรับสมัครหาคนทำงาน

เมื่อมีเอกสารกำหนดรายละเอียดงานและเกณฑ์การรับสมัครพร้อมแล้ว ต่อมาก็คือการนำข้อมูลเหล่านั้นมาลงประกาศหาคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นบนเว็บไซต์, พื้นที่สื่อขององค์กร หรือจะเป็นเว็บไซต์ภายนอก โดยหน้าที่ของฝ่าย HR คือ ศึกษาเว็บไซต์ที่จะลงประกาศหาคนมาทำงาน ทำการเปรียบเทียบกลุ่มคนที่เข้ามาสมัครหรือส่งเรซูเม่ (Resume) และเปรียบเทียบราคาการประกาศตำแหน่งงานขององค์กรอื่น ๆ เพราะแต่ละอย่างที่กล่าวมาเป็นนับต้นทุนของบริษัท เมื่อได้ข้อมูลแล้ว ก็ทำการสรุปข้อเปรียบเทียบราคาส่งให้ผู้จัดการฝ่ายอนุมัติงบประมาณต่อไป

นอกจากนี้ ยังมีอีกหนึ่งวิธีที่สะดวกต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล นั่นคือ การใช้บริการบริษัทจัดหาพนักงาน (Recruitment Agency) ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในการคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมให้ตรงตามความต้องการขององค์กร

4. คัดเลือกใบสมัครงาน

จากใบสมัครงานและเรซูเม่จำนวนหลายสิบหรือหลายร้อยฉบับ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ในการคัดสรรคุณสมบัติตรงและใกล้เคียงมากที่สุดและส่งต่อให้กับผู้จัดการฝ่ายหรือผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ก่อนที่จะเริ่มนัดสัมภาษณ์ผู้สมัครงานต่อไป

5. สัมภาษณ์งานและสรุปผล

ในการสัมภาษณ์งาน แน่นอนว่าเจ้าหน้าที่ต้องเตรียมสภาพแวดล้อมให้พร้อม เพื่ออำนวยความสะดวกมากที่สุด เช่น สำหรับการสัมภาษณ์แบบ Face-to-Face ควรจัดเตรียมห้องสัมภาษณ์ เอกสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ สำหรับให้พนักงานกรอกข้อมูล หรือทำแบบทดสอบ หรือหากเป็นการสัมภาษณ์ออนไลน์ ก็ต้องมีการนัดแนะโปรแกรมที่จะใช้งาน พร้อมกำหนดเวลาที่ชัดเจนให้กับทั้งผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์

เมื่อทำการสัมภาษณ์งานเสร็จ อันดับต่อมาคือการสรุปผลสัมภาษณ์ โดยอาจใช้แบบประเมินตามเกณฑ์พิจารณาของบริษัทไว้ และทำการแจ้งผลกับผู้สมัครงานเป็นอันเสร็จสิ้น